Regulamin organizacyjny

 

Załącznik do zarządzenia Nr 08/19
Dyrektora Galerii Arsenał z dnia 30 kwietnia 2019 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY GALERII ARSENAŁ
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Galeria Arsenał w Białymstoku, zwana dalej „Galerią” jest miejską instytucją kultury posiadającą osobowość prawną i działającą na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz statutu nadanego uchwałą Nr XLIX/554/13 Rady Miasta Białystok z dnia 30 września 2013 r. (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego z 2013 r. poz. 3700).
2. Niniejszy regulamin określa:
1) zasady kierowania Galerią;
2) organizację wewnętrzną Galerii;
3) zakres działań poszczególnych komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy;
4) ogólny tryb załatwienia spraw.
3. Obowiązki Galerii jako zakładu pracy oraz obowiązki pracowników i inne sprawy związane ze stosunkiem pracy, wynagradzaniem pracowników, określają odpowiednio Regulamin Pracy Galerii Arsenał i Regulamin Wynagradzania Pracowników Galerii Arsenał.
4. Zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych określa Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
5. Zasady gospodarki kasowej Galerii określa Instrukcja kasowa; zasady prowadzenia inwentaryzacji określa Instrukcja Inwentaryzacyjna, a obieg dokumentów księgowych określa Instrukcja obiegu dokumentów księgowych.
6. Zasady prowadzenia rachunkowości określa Zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Galerii Arsenał.
7. Funkcjonowanie i organizację kontroli zarządczej w Galerii określa Zarządzenie w sprawie procedur Systemu Kontroli Zarządczej w Galerii Arsenał.

Rozdział II
Zarządzanie Galerią

§ 2
1. Galerią zarządza, reprezentuje na zewnątrz i odpowiada za całokształt jej działalności Dyrektor.
2. Dyrektor odpowiada za:
1) realizację zadań statutowych, działalność merytoryczną i administracyjną;
2) warunki pracy, BHP, zabezpieczenie ppoż. oraz inne zadania wynikające z przepisów szczególnych;
3) sprawy kadrowe;
4) gospodarkę finansową i efekty ekonomiczne instytucji oraz mienie instytucji;
5) funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej;
6) prawidłowe udzielanie zamówień publicznych;
7) zatwierdzanie i przedstawianie organizatorowi planów rzeczowych i finansowych, sprawozdań, wniosków finansowych i inwestycyjnych.
3. Dyrektor jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w Galerii.
4. Dyrektor jest pracodawcą i przełożonym wszystkich pracowników Galerii.
5. Dyrektor udziela pracownikom stosownych upoważnień.
6. Dyrektor wydaje zarządzenia regulujące funkcjonowanie Galerii.

§ 3
1. W przypadku nieobecności Dyrektora, jego uprawnienia i obowiązki przejmuje Kierownik Działu Administracyjnego, działający w granicach udzielonego mu upoważnienia.
2. W przypadku jednoczesnej nieobecności Dyrektora i Kierownika Działu Administracyjnego Dyrektor wyznacza spośród pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych lub na samodzielnych stanowiskach pracy, osobę do dokonywania określonych czynności w imieniu Galerii. Osoby wyznaczone przez Dyrektora na czas jego nieobecności działają na podstawie i w granicach danego im umocowania, wyrażonego na piśmie.

§ 4
1. Dyrektor kieruje Galerią przy pomocy Głównego Księgowego.
2. Do zadań Głównego Księgowego należy:
1) planowe i celowe realizowanie budżetu instytucji, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2) ustalanie stanu i wyniku finansowego Galerii;
3) sporządzanie rocznych planów finansowych, analiz, sprawozdań statystycznych
i bilansowych;
4) dokonywanie wstępnej kontroli:
a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Galerii;
b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
5) prowadzenie rachunkowości Galerii oraz wykonywanie innych zadań zgodnie z przepisami dotyczącymi głównych księgowych;
6) kierowanie Działem Księgowości.
3. Obowiązki i odpowiedzialność Głównego Księgowego określa w szczególności ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawa z dnia 27 września 2009 r. o finansach publicznych.

Rozdział III
Organizacja wewnętrzna

§ 5
1. W Galerii wyodrębnia się następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:
1) Komórki organizacyjne:
a) Dział Księgowości (przy znakowaniu spraw używa symbolu F),
b) Dział Administracyjny (przy znakowaniu spraw używa symbolu A),
c) Dział Techniczny (przy znakowaniu spraw używa symbolu T).
2) Samodzielne stanowiska pracy:
a) specjalista ds. kadr i płac (przy znakowaniu spraw używa symbolu K),
b) asystent dyrektora (przy znakowaniu spraw używa symbolu D),
c) główny kurator (przy znakowaniu spraw używa symbolu G),
d) specjalista ds. programowych (przy znakowaniu spraw używa symbolu Org),
e) specjalista ds. promocji i PR (przy znakowaniu spraw używa symbolu PR),
f) specjalista ds. wydawnictw (przy znakowaniu spraw używa symbolu Wyd),
g) specjalista ds. edukacji (przy znakowaniu spraw używa symbolu Edu).
2. W strukturze komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy mogą znajdować się stanowiska jednoosobowe i wieloosobowe.
3. Schemat organizacyjny Galerii stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

§ 6
1. Zasady funkcjonowania komórek organizacyjnych Galerii:
1) komórką organizacyjną kieruje Kierownik Działu zwany dalej „Kierownikiem”, bezpośrednio podległy Dyrektorowi;
2) Kierownik koordynuje działania merytoryczne, odpowiada za organizację i realizację zadań komórki organizacyjnej.
2. Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych wyznacza Dyrektor.
3. Ustala się stanowiska następujących kierowników:
1) Kierownik Działu Księgowości – Główny Księgowy;
2) Kierownik Działu Administracyjnego;
3) Kierownik Działu Technicznego.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych Galerii oraz samodzielne stanowiska pracy podlegają bezpośrednio Dyrektorowi.
5. Szczegółowe zakresy zadań i obowiązków kierowników komórek organizacyjnych
i innych pracowników Galerii określa odpowiednio Dyrektor oraz Dyrektor przy pomocy kierowników działów.
§ 7
Do zadań Kierowników komórek organizacyjnych Galerii należy:
1) koordynowanie i nadzorowanie pracy działu w realizowaniu zdań statutowych Galerii;
2) organizowanie i planowanie pracy pracowników;
3) przedkładanie Dyrektorowi informacji o realizacji zadań i funkcjonowaniu komórki;
4) opracowywanie zakresów czynności w uzgodnieniu z Dyrektorem i dokonywanie podziału pracy pomiędzy pracowników działów;
5) stosowanie właściwej oceny pracowników, sporządzanie wniosków dotyczących zatrudniania, uprawnień związanych ze stosunkiem pracy, przyznawania nagród, wyróżnień oraz kar podległych pracowników;
6) współpraca z kierownikami innych komórek organizacyjnych oraz pracownikami samodzielnych stanowisk pracy w zakresie ich kompetencji;
7) udział w szkoleniach oraz doskonalenie własnych kwalifikacji drogą samokształcenia;
8) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej;
9) analiza zapotrzebowania na sprzęt i inne urządzenie niezbędne w pracy komórek organizacyjnych Galerii;
10) wykonywanie innych czynności wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym regulacji wewnętrznych Galerii, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania działów.

§ 8
1. Pracownicy samodzielnych stanowisk pracy, w zakresie powierzonych zadań, samodzielnie realizują zadania merytoryczne, odpowiadają za organizację pracy i wykonywanie zadań.
2. Do zadań wspólnych samodzielnych stanowisk pracy należy:
1) informowanie Dyrektora o stanie prowadzonych spraw;
2) współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych oraz pracownikami zatrudnionymi na samodzielnych stanowiskach pracy w zakresie ich kompetencji;
3) dokumentowanie oraz archiwizowanie dokumentacji z zakresu powierzonych zadań;
4) sporządzanie sprawozdawczości wynikającej z zakresu powierzonych zadań;
5) dbanie o prawidłowy i terminowy obieg dokumentów w zakresie powierzonych zadań;
6) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej w ramach realizacji powierzonych zadań;
7) doskonalenie swoich kwalifikacji zawodowych.
2. Szczegółowe zakresy obowiązków pracowników samodzielnych stanowisk pracy określa Dyrektor.

Rozdział IV
Zasady działania poszczególnych komórek organizacyjnych
i samodzielnych stanowisk pracy

§ 9
Dział Księgowości
1. Dział Księgowości prowadzi rachunkowość Galerii zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Do zadań Działu Księgowości należy:
1) prowadzenie rachunkowości Galerii zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, w szczególności:
a) ewidencja operacji gospodarczych,
b) obieg i kontrola dokumentów księgowych,
c) sporządzanie sprawozdawczości finansowej,
d) prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych i przekazywanie informacji ekonomicznych,
e) należyte przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów i ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych,
f) naliczanie podatków i terminowe regulowanie zobowiązań z Urzędem Skarbowym,
2) systematyczne analizowanie gospodarki finansowej instytucji i przekazywanie aktualnych danych Dyrektorowi Galerii;
3) prowadzenie kasy Galerii.
3. Działem Księgowości kieruje Główny Księgowy.

§10
Dział Administracyjny
1. Do zadań Działu Administracyjnego należy:
1) koordynacja, kontrola i organizacja prac związanych z administrowaniem obiektami Galerii, gospodarowaniem i zabezpieczeniem i ochroną mienia Galerii;
2) ewidencjonowanie, inwentaryzacja, magazynowanie i zabezpieczenie dzieł sztuki, będących w posiadaniu Galerii oraz monitorowanie stanu zachowania zbioru dzieł sztuki;
3) prowadzenie spraw związanych z ruchem dzieł sztuki (wypożyczenia, użyczenia, kupno) oraz prowadzenie ewidencji dzieł sztuki;
4) prowadzenie czynności związanych z inwentaryzacją zbiorów dzieł sztuki;
5) prowadzenie spraw z zakresu pozyskiwania przez Galerię funduszy zewnętrznych
na prowadzoną działalność;
6) koordynacja działań związanych z opieką nad wystawami i oprowadzaniem zwiedzających, oraz sprzedażą biletów i wydawnictw;
7) prowadzenie ewidencji katalogów i wydawnictw Galerii oraz księgozbioru;
8) koordynacja działań związanych z produkcją wystaw oraz wydarzeń organizowanych przez Galerię;
9) prowadzenie archiwum zakładowego Galerii;
10) administracyjna obsługa spraw związanych z prowadzonymi remontami, inwestycjami, realizowanymi przez Galerię, w ramach procedur zamówień publicznych;
11) przygotowanie i przeprowadzenie postępowań w trybie zamówień publicznych;
12) koordynacja procesów w ramach realizacji kontroli zarządczej w Galerii.
2. Działem Administracyjnym kieruje Kierownik Działu Administracyjnego.
§11
Dział Techniczny
1. Do zadań Działu Technicznego należy:
1) utrzymanie w pełnej sprawności technicznej budynków, pomieszczeń i urządzeń w budynkach należących do Galerii;
2) montaż i demontaż wystaw organizowanych przez Galerię;
3) prowadzenie gospodarki materiałowej oraz zakup środków trwałych i materiałów na potrzeby prowadzonej działalności Galerii;
4) prowadzenie spraw związanych z transportem samochodowym Galerii;
5) obsługa techniczna wykorzystywanych w Galerii mediów i urządzeń;
6) zabezpieczenie obsługi technicznej wydarzeń organizowanych przez Galerię;
7) utrzymanie porządku i czystości w budynkach i na posesjach Galerii;
8) zaopatrywanie w sprzęt, materiały i urządzenia konieczne do wykonywania prowadzonej działalności;
9) zabezpieczenie przeciwpożarowe Galerii oraz tworzenie warunków bezpiecznej pracy pracowników;
10) obsługa multimedialna wystaw oraz wydarzeń organizowanych przez Galerię;
11) sporządzanie dokumentacji fotograficznej oraz wideo wystaw oraz wydarzeń organizowanych przez Galerię.
2. Działem Technicznym kieruje Kierownik Działu Technicznego.
§ 12
Specjalista ds. kadr i płac
1. Do zadań Specjalisty ds. kadr i płac należy prowadzenie spraw w następującym zakresie:
1) prowadzenie spraw kadrowych Galerii oraz sprawozdawczości GUS zgodnie
z obowiązującymi przepisami;
2) naliczanie wynagrodzeń oraz innych wypłat związanych ze stosunkiem pracy;
3) terminowe naliczanie zobowiązań publicznoprawnych w szczególności podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne;
4) sporządzanie deklaracji dotyczących zobowiązań publicznoprawnych i terminowe przekazywanie do organów publicznych;
5) sporządzanie projektów umów cywilnoprawnych (o dzieło, zlecenia) i ich rozliczanie;
6) prowadzenie ewidencji czasu pracy;
7) współpraca przy opracowywaniu regulaminu pracy oraz regulaminu wynagradzania;
8) prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
2. Specjalista ds. kadr i płac współpracuje z Działem Księgowości w zakresie sprawozdawczości wynikającej z powierzonych zadań.

§ 13
Asystent Dyrektora
Do zadań Asystenta Dyrektora należy prowadzenie spraw w następującym zakresie:
1) obsługa sekretariatu Galerii;
2) prowadzenie spraw kancelaryjnych oraz związanych z wewnętrznym obiegiem dokumentów w Galerii;
3) prowadzenie terminarza Dyrektora;
4) prowadzenie ewidencji prawa wewnątrzzakładowego, rejestru upoważnień oraz ewidencji delegacji służbowych;
5) obsługa organizacyjna związana z wyjazdami służbowymi (hotele, bilety, wizy itp.).

§ 14
Główny kurator
Do zadań Głównego kuratora należy prowadzenie spraw w następującym zakresie:
1) współpraca z Dyrektorem przy opracowywaniu długofalowej koncepcji programu wystawienniczego;
2) koordynacja propozycji wystaw zgłaszanych przez kuratorów i artystów;
3) opracowywanie planów, scenariuszy, kosztorysów wystaw i innych wydarzeń organizowanych przez Galerię;
4) opieka kuratorska nad wystawami prezentowanymi w budynkach Galerii;
5) planowanie i organizowanie wystaw oraz innych form upowszechniania zbiorów oraz upowszechniania działalności statutowej Galerii;
6) zapewnienie właściwych warunków zwiedzania i obsługi przewodnickiej;
7) opracowywanie materiałów w szczególności w postaci not biograficznych, katalogów wystaw, informatorów, folderów, broszur, informacji na stronę internetową Galerii;
8) współpraca z podmiotami realizującymi działania zbieżne z działaniami Galerii;
9) stałe rozpoznanie rynku artystycznego;
10) współpraca z pracownikami zatrudnionymi na samodzielnych stanowiskach pracy oraz działami Galerii w zakresie powierzonych zadań.
§15
Specjalista ds. programowych
Do zadań Specjalisty ds. programowych należy prowadzenie spraw w następującym zakresie:
1) proponowanie autorskich wystaw oraz innych wydarzeń;
2) przygotowanie i koordynacja wystaw oraz innych wydarzeń;
3) stałe rozpoznanie rynku artystycznego;
4) współpraca z podmiotami realizującymi działania zbieżne z działaniami Galerii;
5) organizacja i realizacja rezydencji artystycznych zgodnie z planem rezydencji artystycznych Galerii oraz praktyk studenckich;
6) współpraca z pracownikami zatrudnionymi na stanowiskach pracy samodzielnych oraz działami Galerii w zakresie powierzonych zadań.
§ 16
Specjalista ds. edukacji
Do zadań Specjalisty ds. edukacji należy prowadzenie spraw w następującym zakresie:
1) opracowywanie programu edukacyjnego Galerii, we współpracy z Dyrektorem;
2) przygotowanie i realizacja autorskich działań edukacyjnych;
3) realizacja programów edukacyjnych Galerii, w tym prowadzenie warsztatów;
4) zapewnienie zadowalającej frekwencji uczestników podczas warsztatów,
5) zabezpieczenie materiałów i pomocy niezbędnych do przeprowadzania zajęć edukacyjnych, w tym warsztatów;
6) współpraca ze szkołami i innymi podmiotami w zakresie działalności edukacyjnej
i warsztatowej.
§17
Specjalista ds. wydawnictw
Do zadań Specjalisty ds. wydawnictw należy prowadzenie spraw w następującym zakresie:
1) planowanie działalności wydawniczej Galerii, we współpracy z Dyrektorem;
2) merytoryczne i graficzne opracowywanie materiałów wydawniczych;
3) redagowanie i opracowywanie i nadzorowanie publikacji Galerii do druku;
4) współpraca z twórcami/ autorami w zakresie realizowanych publikacji;
5) współpraca z podmiotami uczestniczącymi w procesie wydawniczym, w tym
z autorami, tłumaczami, drukarniami.

§ 18
Specjalista ds. promocji i PR
Do zadań Specjalisty ds. promocji i PR należy prowadzenie spraw w zakresie:
1) obsługi w zakresie promocji całokształtu działalności statutowej Galerii;
2) obsługi witryny internetowej Galerii oraz kont portali i serwisów internetowych Galerii;
3) przygotowania oraz nadzoru nad dystrybucją materiałów promocyjnych Galerii;
4) stałej współpracy z mediami w zakresie powierzonych zadań;
5) monitorowania publikacji dotyczących Galerii w mediach.

Rozdział V.
Ogólny tryb załatwiania spraw

§ 19
1. Oświadczenia woli w imieniu Galerii składa Dyrektor.
2. Oświadczenia w zakresie praw i obowiązków majątkowych wymagają ponadto podpisu Głównego Księgowego.
3. Skargi i wnioski wpływające do Galerii podlegają rejestracji i rozpatrywane są przez Dyrektora w godzinach pracy Galerii. Skargi i wnioski składane są na piśmie w formie dokumentu, wiadomości poczty elektronicznej lub ustnie do protokołu.
4. Informacji w sprawach dotyczących Galerii udziela Dyrektor lub uprawnieni przez niego pracownicy.
§ 20
Obieg korespondencji określa instrukcja kancelaryjna Galerii.

Rozdział VI
Postanowienia końcowe

§ 21
1. W razie zmiany zadań komórek organizacyjnych lub poszczególnych pracowników przekazanie akt następuje na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.
2. Wszelkie zmiany w niniejszym regulaminie dokonywane są w trybie odpowiednim dla jego nadania.